PROJEKT-CASE
Citizen Development - Excel-Ablösung im Großunternehmen
Kunde anonymisiert nach NDA — Branche, Größenordnung und Zeitraum verifiziert
Ein geschäftskritischer Fachprozess lief monatlich über mehrere Excel-Dateien und rund 30 beteiligte Personen. Ich habe den Prozess mit SharePoint Online, Microsoft Lists, Power Query und Power Automate neu aufgebaut. Ergebnis: 4 Monate Umsetzung, unter 30.000 Euro Gesamtkosten und 6 Jahre produktive Laufzeit.
ZIELBILD
Was daraus werden sollte
Der Prozess lief nach der Umsetzung 6 Jahre produktiv. Die Gesamtkosten lagen unter 30.000 Euro. Ein klassisches IT-Projekt wäre voraussichtlich deutlich länger und teurer geworden. Die Erfahrung ist ein starker Beleg dafür, dass Citizen Development funktionieren kann, wenn Governance und fachliche Verantwortung sauber zusammenkommen.
AUSGANGSSITUATION
Worum es ging
Der Prozess war fachlich wichtig, aber technisch fragil. Mehrere Excel-Dateien, manuelle Abstimmungen und viele Beteiligte erzeugten ein hohes Fehlerrisiko. Ein einziger falscher Stand hätte erhebliche finanzielle Folgen haben können.
Vorgehen
Der Kern war die Ablösung der Excel-Logik durch eine zentrale SharePoint-/Microsoft-Lists-Struktur. Power Query übernahm Datenaufbereitung und Auswertungslogik, Power Automate unterstützte wiederkehrende Prozessschritte. Wichtig war: keine neue Spezialsoftware, sondern vorhandene Microsoft-365-Lizenzen mit klaren Leitplanken.
Ergebnis in Zahlen
4 Monate
Umsetzungsdauer
6 Jahre
Produktive Laufzeit
rund 30
Beteiligte Personen
Was ich gelernt habe
Citizen Development ist kein Freifahrtschein für Schatten-IT. Es funktioniert, wenn Datenmodell, Berechtigungen, Verantwortlichkeiten und Wartbarkeit früh geklärt werden. Der eigentliche Hebel war nicht das Tool, sondern die Übersetzung eines fachlichen Prozesses in eine robuste, nachvollziehbare Struktur.
Lassen Sie uns klären, ob diese Lösung zu Ihrem Fall passt.
In 30 Minuten prüfen wir gemeinsam, wo Sie stehen, was sinnvoll ist und ob ein pragmatischer nächster Schritt möglich ist.